Numérisation, archivage : le stockage des données publiques suppose un "cloud souverain"

Finances et fiscalité

Commande publique

Les communes et leurs groupements sont confrontés à la numérisation de leurs activités, ce qui impacte les conditions dans lesquelles ils peuvent conserver les données qui en résultent. Rappelons que les règles générales relatives aux archives des communes et de leurs groupements sont fixées par les dispositions du code du patrimoine (CGCT, art. L.1421-1). Selon le code du patrimoine, les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives. Ils en assurent eux-mêmes la conservation et la mise en valeur (CP, art. L.212-6 et 6-1). Toutefois, les groupements de communes peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d'archives compétent.
 

Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus (CP, art. L.211-1). Plus spécialement, les archives publiques sont les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public, mais aussi les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé (CP, art. L.211-4).
 

Les archives communales conservent, trient, classent, inventorient et communiquent les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics municipaux, ainsi que les documents qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif (CP, art. R.212-57). Comme le reconnaît expressément le code du patrimoine, les archives peuvent recouvrir une forme numérique, qui doivent être considérées en conséquence comme des archives publiques. Si les communes de moins de 2 000 habitants peuvent, après déclaration auprès du Préfet et accord de l'administration des archives, conserver elles-mêmes leurs archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elles appartiennent ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci (CP, art. L.212-11), les archives des autres communes peuvent être déposées au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci. Elles doivent être déposées au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif. En revanche, l'article L.212-12 précise que, par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative au service départemental d'archives.
 

Pour gérer ces données, les communes et leurs groupements peuvent souscrire une offre de "cloud computing", permettant l'accès à distance par un réseau à des données ou des documents numérisés. Une note interministérielle (Intérieur et Culture et communication) du 5 avril 2016 précise que ces archives publiques sont en outre des trésors nationaux en raison de l'intérêt historique qu'elles peuvent présenter (CP, art. L.111-1), qui ne peuvent sortir du territoire français, sauf à titre temporaire et après autorisation.
 

Dans ces conditions, la note du 5 avril dernier indique que le stockage des données publiques sur des espaces de stockage situés hors du territoire Français serait en conséquence illégal, y compris pour les collectivités territoriales, leurs groupements et leurs établissements publics. Elle recommande en conséquence aux collectivités concernées de recourir à une offre de "cloud souverain" en prenant soin de prévoir des clauses liées à la localisation, la sécurité, la confidentialité, la traçabilité, l'auditabilité, la réversibilité, la portabilité, et l'élimination des données dans le système", sans pour autant donner une liste indicative de ces services (cf. Note d'information du 5 avril 2016 relative à l'information en nuage - cloud computing).
 

Le service de renseignements juridiques et financiers

Un service gratuit destiné aux communes de moins de 10 000 habitants, aux communes nouvelles et aux intercommunalités.

0970 808 809

Du lundi au vendredi de 9h à 19h (prix d'un appel local)

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