Répondre à une absence imprévue du personnel administratif

La création de la communauté de communes Chalaronne Centre (douze communes, 12.000 habitants, dont Châtillon-sur-Chalaronne, 5.000 habitants) remonte à 1995. Deux ans plus tard, des communes (n’employant pour la grande majorité d’entre elles qu’un agent administratif) ont sollicité la communauté de communes pour qu’elle les aide à solutionner l’absence imprévue du (de la) secrétaire de mairie en congé maladie ou absent pour raison familiale. Si les chantiers des services techniques peuvent attendre quelques jours ou être sous-traités, les congés de maternité préparés à l’avance, il n’en est pas de même en cas de maladie : Dans les petits villages, l’absence soudaine du ou de la secrétaire oblige à fermer la mairie au public et les élus se trouvent vite débordés. Les maires ont donc souhaité disposer de remplaçants pour ne pas interrompre le service public administratif.
En 1998, la communauté a embauché un agent à temps partiel (trois quarts de temps), son temps de travail se trouvant parfois complété jusqu’à 35 heures par ces remplacements. Pour éviter que les communes soient tentées d’en abuser et ne pas grever les finances de la communauté, ces “missions” temporaires sont facturées aux communes au coût réel, déplacements compris (forfaitisé sur la distance moyenne), sur la base d’une convention à caractère permanent signée entre elles et la communauté. De 1998 à 2008, l’agent a passé parfois jusqu’à 300 heures par an dans les douze mairies de la communauté. Depuis 2008, un deuxième agent est éventuellement mis à disposition des maires. Ainsi, l’assistante et la comptable assurent les remplacements, suivant les besoins et leur disponibilité, laquelle est de plus en plus limitée par le développement de l’activité communautaire.

Le centre de gestion de l’Ain a embauché deux agents pour effectuer des remplacements

Créé par la communauté Chalaronne Centre, ce service, révélant un besoin réel, a été plébiscité par ses communes membres, et réclamé par de nombreuses communes du département. Au point que la nouvelle équipe à la tête du centre de gestion de l’Ain depuis 2008, a embauché deux agents à temps plein pour effectuer des remplacements. “Logiquement, explique Patrice Morandas, président de la communauté, notre service de remplacement devrait être moins sollicité. Nous nous tournons ainsi vers d’autres formes d’appui aux communes. Par exemple, la communauté a acquis un logiciel de gestion des marchés publics. Ainsi, le personnel communautaire peut assister les communes dans leurs besoins et contribuer à la qualification de leurs agents grâce au logiciel, en attendant l’accès prochain de ce dernier depuis chaque mairie, sur le serveur communautaire. Dans l’avenir, nous verrons comment faire évoluer notre propre service d’entraide communautaire, en concertation avec les communes membres."

Jean-Luc Varin / Agence Traverse, pour la rubrique Expériences du site Mairie-conseils