Traitement de données - Une procédure de déclaration simplifiée pour les ENT
Un traitement de données à caractère personnel relatif aux espaces numériques de travail (ENT) vient d'être créé au sein du ministère de l'Education nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. Les ENT sont des sites web portail qui permettent d'accéder, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques destinés à tous les membres de la communauté éducative (élèves, parents, étudiants, enseignants, personnels administratifs, autorités académiques, collectivités locales, communes, structures intercommunales, départements, régions).
Les données à caractère personnel utilisées dans les ENT dont la liste est annexée au "schéma directeur des espaces numériques de travail (SDET)" sont issues soit de systèmes d'information mis en oeuvre par le ministère de l'Education nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche soit de systèmes d'information mis en oeuvre par les collectivités territoriales. Elles peuvent également être fournies par les usagers des ENT. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil), saisie par le ministère de l'Education nationale, rappelle que les ENT "ont pour objet de proposer des contenus à vocation pédagogique et éducative ainsi que de diffuser des informations administratives ou relatives à la vie scolaire et au fonctionnement de l'établissement".
Un projet ENT est "au carrefour des compétences éducatives de plusieurs institutions publiques qui sont a minima une autorité académique (services déconcentrés de l'Etat), l'établissement scolaire et une collectivité locale (commune, structure intercommunale, département, région)", ajoute la commission.
La Cnil préconise une convention entre partenaires
La commission recommande "qu'une convention soit élaborée entre le responsable de traitement, à savoir le chef de l'établissement scolaire ou universitaire, et les différents partenaires du projet ENT afin de définir leurs rôles respectifs au sein du projet". La commission estime que les finalités poursuivies par les ENT "sont légitimes dès lors que toutes les garanties sont prises afin que chaque catégorie d'utilisateur ne puisse accéder qu'aux seules informations le concernant". Le transfert sécurisé des données dans les ENT est réalisé par chaque responsable d'un ENT, à partir des systèmes d'information concernant les élèves, les apprentis, les étudiants et les différentes catégories de personnel relevant de l'école ou de l'établissement concerné. Chaque catégorie d'utilisateur ne peut accéder qu'aux seules informations concernant ses fonctions au sein de l'établissement. En ce qui concerne l'enseignement primaire et secondaire, les services municipaux ne pourront avoir accès aux informations que dans le cadre de la préinscription scolaire et des activités organisées par les communes. Il en va de même pour les représentants des collectivités territoriales dans les instances délibératives de l'école ou de l'établissement, en ce qui concerne leur mandat.
Les usagers pourront s'inscrire en ligne à des activités proposées par l'établissement, s'inscrire à des listes de diffusion, participer à des espaces communautaires (forums de discussion, espaces collaboratifs, blogs...). Les enseignants, parents et étudiants pourront consulter des notes.
S'agissant de mettre à la disposition des usagers de la communauté éducative un téléservice fonctionnant avec un "identifiant" propre au système, sa création relève de la procédure d'autorisation par arrêté pris après avis de la Cnil, conformément à l'article 27-11 (4°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
L'arrêté de création qui vient d'être pris devrait ainsi permettre à tous les établissements qui souhaitent créer un ENT, de bénéficier de la procédure de déclaration de conformité auprès de la Cnil, simplifiant ainsi les démarches préalables à accomplir. Il va poser les bases de ce que seront les ENT au niveau national dans les établissements scolaires et supérieurs.
Isabelle Pottier, avocat / Cabinet Alain Bensoussan
