Des élus absents lors de la séance précédente peuvent-ils adopter le procès-verbal du conseil municipal ?

Réponse : La réforme de la publicité des actes n’a pas tranché la question de l’approbation du procès-verbal du dernier conseil municipal de la mandature par des nouveaux conseillers municipaux absents à la séance précédente.

A ce jour, deux interprétations juridiques coexistent en attendant une position claire de la part du juge et/ou de la doctrine ministérielle.

I.  La continuité de l’approbation des procès-verbaux, y compris en cas de changement de mandature 

Selon la position dominante, le conseil nouvellement installé doit procéder à l’approbation du dernier procès-verbal établi avant le renouvellement en appliquant à la lettre l’alinéa 3 de l’article L 2121-15 du CGCT. En effet, la rédaction du texte ne laisse place à aucune dérogation, y compris pour les conseillers qui entrent en fonction. Dans ce cas, les élus n'approuvent pas le fond de la transcription mais attestent de l’existence matérielle du procès-verbal. Par ailleurs, cette approbation contribue à satisfaire l’objectif poursuivi par cette nouvelle disposition, qui est de renforcer la publicité et la transparence des actes pris par les collectivités territoriales. Cette position privilégie ainsi la continuité de la formalité sur la présence physique des membres à la séance précédente. 

La foire aux questions « Réforme des règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements », mise à jour en novembre 2024, précise utilement qu' « arrêter un procès-verbal signifie qu'il est soumis à l'approbation des élus présents au commencement de la séance suivante, après prise en compte éventuelle de leurs remarques. Aucun formalisme particulier n'est prévu en la matière par le CGCT. Un vote n'est pas obligatoire. ». En outre, elle précise également que le procès-verbal doit être signé une fois qu'il a été arrêté c'est-à-dire lors de la séance suivante. Si le secrétaire de séance n'est pas présent lors de la séance suivante, il sera considéré comme définitivement arrêté à la date de la signature par le secrétaire de séance et par l'exécutif local.

A noter que, dans ce cadre, le sujet de l’approbation du procès-verbal doit figurer à l’ordre du jour de la séance d’installation et les délibérations relatives à la nomination du secrétaire de séance et à l'arrêt du procès-verbal de la séance précédente doivent être transmises au titre du contrôle de légalité. Cette approbation intervient au début de la séance du conseil municipal nouvellement installé, selon la procédure prévue par le code général des collectivités territoriales. Dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté, le procès-verbal est publié sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la commune, lorsqu'il existe, et un exemplaire sur papier est mis à la disposition du public.

II. La réserve doctrinale sur la pertinence d’une telle approbation 

Il semble difficile pour des nouveaux conseillers municipaux d’approuver un procès-verbal correspondant à une séance à laquelle ils n’auront pas participé. La doctrine suggère, dans ce cas, que cette approbation ne soit pas rendue strictement obligatoire dans le contexte spécifique du renouvellement des assemblées délibérantes. A ce titre, elle s’appuie sur la position du juge administratif lequel considère que le procès-verbal de séance ne constitue pas une mesure de publicité conditionnant l’entrée en vigueur des délibérations si celles-ci ont été régulièrement publiées ou notifiées et transmises au contrôle de légalité.

En définitive, et y compris dans le contexte particulier du renouvellement des assemblées délibérantes, il peut être préconisé de suivre l’interprétation des services de l’Etat selon laquelle les nouveaux conseils municipaux sont pleinement compétents pour approuver et publier le procès-verbal de la séance précédente, et ce, dans une logique de continuité institutionnelle et de transparence des actes des collectivités. 

Références : Article L 2121-15 du CGCT ; Article L 5211-1 du CGCT ; Conseil d'Etat, du 3 mars 1905, 15450, Sieur Papot, publié au recueil Lebon ; Réponse du Ministère de l'aménagement du territoire et de la décentralisation publiée le 11/09/2025 au JO Sénat (Question écrite n°06063 - 17e législature) ; foire aux questions « Réforme des règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements ».