Ille-et-Vilaine

E-megalis : la plateforme régionale d'administration électronique ouvre la commande publique bretonne à tous

Commande publique

Accéder aux avis d'appel public à concurrence, télécharger des documents, répondre par voie électronique quand on est une entreprise, administrer la dématérialisation de tous les types de procédures, mettre en ligne des appels d'offres, gérer les réponses électroniques des soumissionnaires quand on est une collectivité locale, voilà les premiers services que propose la salle régionale des marchés publics e-megalisbretagne via une adresse internet unique.

Depuis 1999, le syndicat mixte Mégalis Bretagne développe les usages des technologies de l'information et de la communication en Bretagne à travers une offre régionale de services de télécommunications à haut débit. Peuvent y accéder l'ensemble des établissements publics bretons exerçant des missions d'intérêt général et représentés au sein du groupement de commandes constitué à cet effet.
Ce groupement comprend l'agence régionale de l'hospitalisation, le syndicat inter-hospitalier de Bretagne, le rectorat, l'association Ouest Recherche, les trois chambres consulaires régionales. Le syndicat mixte y représente l'ensemble des collectivités qui le compose, à savoir, le conseil régional, les quatre conseils généraux (Côtes-d'Armor, Finistère, Ille-et-Vilaine, Morbihan), 54 établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), communautés d'agglomération et communautés de communes qui rassemblent 665 communes sur les 1.268 que compte la Bretagne. L'objectif pour le syndicat est qu'à terme toutes les collectivités puissent être associées.

 

Une seule et unique adresse pour la plateforme

C'est en 2005 que l'idée de mettre en oeuvre une plateforme régionale d'e-administration pour le compte des collectivités bretonnes émerge. Il est décidé de développer en priorité les services afférents à la dématérialisation des marchés publics à l'image de ce que propose e-bourgogne. Le syndicat mixte, en sa qualité de coordonnateur du groupement de commandes, a procédé durant l'été 2006 au lancement d'un appel d'offres restreint. Celui-ci a été attribué à la société Atexo (basée à Paris) pour une durée de trois ans et pour un montant s'élevant en tranche ferme à 491.080 euros HT. Accessible depuis le 15 janvier 2007 la plateforme e-megalis permet - via une seule et unique adresse https://www.e-megalisbretagne.org - à l'ensemble des acheteurs bretons de déposer leurs marchés publics. La ville de Lannion et le syndicat mixte ont été les premiers à publier leurs marchés.
Les collectivités qui souhaitent bénéficier des services de la plateforme signent une convention d'accès aux services avec le syndicat mixte et participent financièrement sur une base forfaitaire proportionnelle au nombre d'habitants de la collectivité. Par exemple, une petite collectivité (moins de 2.000 habitants) paie seulement 50 euros HT par an pour utiliser la plateforme, une collectivité de 5 à 10.000 habitants paie 200 euros HT par an, enfin, une collectivité de 100 à 250.000 habitants paie 1.500 euros HT par an (comme Rennes qui compte 213.000 habitants). Quant aux EPCI, il leur est proposé de contribuer de manière individuelle ou mutualisée. Enfin, l'accès aux fonctionnalités de la salle des marchés est entièrement gratuit et sans modalités pour toutes les entreprises. Six mois après son ouverture,  211 agents appartenant à 36 entités publiques utilisent la plateforme. Les chiffres sont importants, 1.097 consultations ont déjà été publiées, 1.748 entreprises se sont enregistrées, 1.640 consultations avec enregistrement de données ont été effectuées, enfin quatorze réponses électroniques ont été passées.

 

Une meilleure prise en compte de la commande publique

Les avantages de la plateforme e-megalis sont nombreux. Une adresse unique pour tous, l'homogénéisation à terme de la démarche, grâce au travail collectif et avec tous les partenaires, une meilleure prise en compte de la commande publique. Concernant les entreprises, l'accent a été mis sur le partenariat avec les chambres consulaires et les unions professionnelles afin de sensibiliser et de former les entreprises à l'usage de la plateforme. Quant aux formations, elles se font avec le groupement d'établissements publics locaux d'enseignement (Greta) de Bretagne ; les modules proposés varient entre une demi-journée et une journée selon la taille de la collectivité d'une part et selon le profil de l'utilisateur d'autre part. "L'accompagnement au changement est indissociable de la réussite", précise Céline Faivre, directrice du syndicat mixte Mégalis Bretagne.

 

Résorber les appels d'offres infructueux

Le dispositif permet d'homogénéiser les relations entre les entreprises et les collectivités afin d'éviter notamment les appels d'offres infructueux. La plateforme doit permettre une meilleure gestion par une mise en relation cohérente des demandes des établissements publics et des capacités de réponses des entreprises. Mieux savoir ce que l'on attend les uns des autres, être à l'écoute des entreprises dont la diversité rend difficile la réponse... L'achat public est juridiquement complexe et les enjeux économiques sont importants, notamment pour les entreprises du bâtiment souvent sollicitées et qui doivent pouvoir répondre rapidement. Les entreprises ont parfois beaucoup de mal à s'y retrouver, entre plateforme, procédures et codes d'accès. Il est d'ores et déjà proposés diverses fonctionnalités aux entreprises afin de simplifier la gestion des marchés publics telles que des alertes par mail, selon les domaines de compétences et des critères de consultations pour les tenir informées des appels d'offres les concernant.
Le syndicat mixte est organisé autour d'une équipe de sept personnes travaillant en mode collaboratif dans un cadre juridique propre au fonctionnement des collectivités territoriales. Mégalis est avant tout un outil au service des collectivités locales qui souhaitent mettre en commun leurs compétences et leurs expériences au profit et dans le cadre de projets mutualisés. Ainsi, le rôle du syndicat est d'être un agitateur de réseaux, de proposer des services, car si les moyens existent, il faut les mettre en musique, ce qui reste un vaste programme...

 

Nathalie Froissart, pour la rubrique Expériences des sites Mairie-conseils et Localtis

Contact(s)

Syndicat mixte Mégalis Bretagne

8 b, rue du Pâtis Tatelin
35700 RENNES

Céline Faivre

Directrice
celine.faivre@megalis.org
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