Rhône

Veille documentaire automatisée et personnalisée sur le Net dans une commune de moins de 10.000 habitants (69)

En 2012, le service documentation de Chassieu a créé pour les agents municipaux un portail de veille documentaire sur internet, sans aucun engagement financier de la commune. Chacun peut ainsi avoir directement et rapidement accès à une veille documentaire automatisée et personnalisée.

Pour pallier l’éparpillement géographique de ses services municipaux, la ville de Chassieu (Rhône, 9.876 habitants) a doté ses 250 agents installés sur une dizaine de sites d’un réseau et d’équipements informatiques performants. Dans la continuité, le service de documentation a mis au point, en décembre 2012, un service de veille documentaire sur internet, "Netvibes" personnalisé selon les besoins de chaque agent et consultable sur chaque poste.

Constat : la difficulté des cadres à couvrir l’actualité de leur secteur

La nécessité d’un tel dispositif est apparue au cours des entretiens annuels du deuxième semestre 2012 : le directeur général des services a constaté que, par manque de temps, plusieurs chefs ou directeurs de service avaient du mal à couvrir l’actualité de leur secteur. Pour y remédier et trouver une solution, il a sollicité la responsable des archives et de la documentation.
Celle-ci a lancé une enquête auprès des directeurs et des chefs de service pour mieux cibler les demandes et dresser, via un formulaire, la liste des sites d’information qu’ils souhaitaient consulter. Une dizaine de questionnaires lui ont été retournés. Parallèlement, la documentaliste a fait des recherches directement sur internet et auprès de ses collègues documentalistes pour repérer un outil adapté et qui soit gratuit.

Une douzaine d’onglets thématiques

Munie de ces références, la documentaliste a mis au point l’outil en quelques semaines : après un paramétrage délicat, elle a créé un portail internet organisé par thématiques, en agrégeant, sur la base de mots-clés, des sources issues du web d’origines diverses, professionnelles, spécialisées, locales et nationales. Le portail a été construit à l’image de l’organisation des services, pôles et direction. Il est organisé autour d’une page d’accueil et une douzaine d’onglets thématiques : collectivité, CCAS, éducation-jeunesse-sports, services techniques, systèmes d’information, archives… Soit au total une centaine de liens, réactualisés automatiquement et en permanence. Pour prendre connaissance de l’information, un clic sur le lien redirige l’agent municipal vers le site d’origine de l’article. Tous les personnels - qu’ils soient directeurs, chefs de service, cadres ou non - ont été invités à utiliser le portail.

Le personnel apprécie et s’approprie l’outil

Désormais chaque agent clique sur l’onglet de la thématique qui le concerne pour prendre connaissance des dernières informations recueillies. "Rien à voir avec une usine à gaz, se félicite Alain Darlay, maire de Chassieu. Le personnel a tout de suite apprécié la simplicité d’utilisation de l’outil, sa présentation agréable, puisqu’il suffit de cliquer sur une adresse Internet pour s’y rendre. Il en a aussi constaté l’exhaustivité." La documentaliste a complété le dispositif en organisant quelques présentations pour montrer comment ajouter des sources et changer la configuration.

Deuxième portail pour les demandeurs d’emploi

"Ce chantier est représentatif des capacités d’innovation d’une petite collectivité territoriale, explique le maire. Il n’a nécessité aucun investissement de la commune, si ce n’est le temps que la documentaliste a passé pour la recherche de l’outil et sa mise au point." Les agents de Chassieu se le sont déjà appropriés. Et certains services qui n’avaient pas répondu à l’enquête, ont finalement réclamé "leur" onglet. Mieux encore, les personnels du pôle ressources emploi, qui travaillent avec les demandeurs d’emploi de Chassieu, ont demandé la création d’un portail spécifique qui rassemble des offres d’emploi. La documentaliste leur a donné les clés pour ajuster l’outil au mieux, recenser les besoins et cibler les sources. Après quelques mises au point avec elle, un deuxième portail, cette fois consacré à la recherche d’emploi, a vu le jour fin 2013.

Michel Léon, Titres & chapos pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info
 

Contact(s)

Commune de Chassieu

60 rue de la République
69680 Chassieu
04 72 05 44 00
archives@mairie-chassieu.fr
Nombre d'habitants : 9876

Alain Darlay

Maire

Sandra Bernard

Directrice de cabinet
sbernard@mairie-chassieu.fr

Virginie Gentien

Responsable des archives et de la documentation
archives@mairie-chassieu.fr
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