Données personnelles - La Cnil précise les traitements dispensés de déclaration dans les établissements scolaires

La Commission nationale Informatique et Libertés (Cnil) poursuit ses travaux de simplification. Afin d'exonérer de procédure déclarative les traitements automatisés de données personnelles les plus courants, dans la gestion des écoles et des établissements d'enseignement secondaire publics et privés, elle vient de publier une délibération précisant les dispositions auxquelles cette mesure s'applique désormais.

Croisement de données encadré

Tout d'abord, sur le plan des principes, seules les données objectives "strictement nécessaires à la gestion de la scolarité des enfants" sont concernées par la délibération. A cette fin, elles doivent rester aisément contrôlables par les personnes concernées, au titre de leur droit individuel d'accès. 
Ensuite, les croisements de données personnelles sont autorisés, mais uniquement lorsqu'ils sont "nécessaires" à l'accomplissement de tâches énumérées. Il s'agit notamment de certaines listes d'élèves, de statistiques anonymes relatives à l'état général des effectifs, d'édition périodique de bulletins de notes, d'interfaçage de certaines données avec les espaces numériques de travail existants, d'interfaçage technique avec les applications mises à disposition par le ministère de l'Education nationale et de transmission d'informations par les établissements scolaires, par exemple, pour des motifs de santé publique.
Enfin, concernant la protection des données, les établissements sont tenus d'assurer "la sécurité des traitements et des informations ainsi que la garantie des secrets protégés par la loi".
Au titre des interdictions, les informations traitées ne peuvent entrer "dans le champ des articles 8 et 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée", souligne la Cnil, c'est-à-dire comprendre des données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté, pas plus qu'elles ne doivent "faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques, religieuses, l'appartenance syndicale des personnes" ou être "relatives à la santé ou à la vie sexuelle".

Durée de conservation et destinataires : mode d'emploi

La durée de conservation peut varier selon la nature des données et donc de leur usage : l'année scolaire pour les données relatives à la scolarité des élèves et à leur situation financière ; les années de présence, jusqu'à la date de départ de l'établissement, pour les données relatives à l'identité de l'élève ; la durée du cycle d'enseignement secondaire de l'élève pour les données relatives aux diplômes obtenus, aux acquis figurant dans le livret personnel de compétences... Quant aux destinataires des informations, ils sont soit généralistes comme les services administratifs et logistiques de l'établissement ou les conseillers d'éducation, soit des utilisateurs qualifiés sur un domaine limité, tels que les enseignants et l'équipe pédagogique "pour les seules informations relatives à la position de l'élève" ou encore le maire de la commune de résidence des élèves "aux fins de contrôle de l'obligation scolaire".
La dispense de déclaration est entrée en vigueur avec la publication de la délibération. Toutefois "elle n'exonère pas le responsable de traitement de ses autres obligations liées à la protection des données à caractère personnel" rappelle la Cnil en guise de conclusion.

Philippe Parmantier / EVS

Référence : délibération de la Cnil n° 2012-184 du 7 juin 2012 publiée le 13 juillet 2012 au JORF.