Face à l'augmentation des licences de Microsoft, la bureautique libre pousse son avantage

Début décembre 2025, Microsoft a annoncé une revalorisation des tarifs de sa suite Microsoft 365 pouvant atteindre 33% à compter du 1^er juillet 2026. L'éditeur américain justifie cette hausse par l'intégration de l'IA générative Copilot et des investissements en sécurité. Pour les administrations contraintes budgétairement, cette augmentation pourrait accélérer l'adoption d'alternatives libres et souveraines.

Une Suite numérique dopée à l'IA

C'est notamment une bonne nouvelle pour la Suite numérique portée par la Dinum qui s'était fait épingler en 2024 par la Cour des comptes pour son manque d'adoption et son coût. La Suite numérique vise à offrir aux agents publics des outils collaboratifs "souverains et open source". Lors d'un webinaire organisé le 27 novembre 2025, la Dinum a dressé un premier bilan des différentes briques et nouvelles fonctionnalités.

• Visio est une solution de visioconférence sans installation, comptant 60.000 utilisateurs mensuels. L'outil intègre désormais l'IA pour générer des transcriptions – plus de 1.000 comptes rendus en septembre 2025. L'intégration au calendrier et le sous-titrage en temps réel arrivent prochainement.
• Doc propose de la prise de notes collaboratives avec un assistant IA. Doc compte 35.000 utilisateurs et plus de 100.000 documents. L'intégration avec Visio permet de gérer l'ensemble du cycle d'une réunion dans un seul document.
• Fichiers, en version bêta, constitue la brique de stockage sécurisé avec hébergement en France et une capacité de 10 Go par utilisateur. Les évolutions prévues incluent le partage de dossiers, un historique des versions et une recherche sémantique.
• Tchap, messagerie basée sur le protocole Matrix, a dépassé les 375.000 utilisateurs actifs mensuels en octobre 2025. Son utilisation a été imposée aux ministères depuis septembre 2025. Les appels de groupe audio/vidéo sont disponibles, une application Windows est en test et une version mobile repensée arrive.
• Grist connaît une croissance notable avec 15.000 utilisateurs actifs mensuels, contre 1.000 un an plus tôt. Cet outil no-code permet de gérer des tableaux collaboratifs et de créer des formulaires. Une synchronisation avec Démarches Simplifiées a été développée avec les ministères de l'Economie et de l'Agriculture.
• L'Assistant, développé avec Mistral AI et hébergé en France sur infrastructure SecNumCloud, est testé par 10.000 agents avant un déploiement gratuit début 2026. Il intervient dans Doc et Visio, et pourra à terme interroger des documents, retrouver des réunions passées et agir directement sur les applications par simple conversation.

Pour répondre au défi de l'adoption, la Dinum a décidé de mettre l'accent sur l'interopérabilité. Une interopérabilité entre les outils eux-mêmes afin "d'aligner la Suite sur les standards des suites commerciales avec une expérience la plus fluide possible" explique la Dimum. Mais la Suite a aussi prévu des passerelles avec Windows et Outlook, la plupart des administrations restant dépendantes de Microsoft, même si l'obligation de migrer vers Windows 11 pourrait changer la donne (voir notre article du 17 octobre 2025).

La Suite et les collectivités

"Pour le moment, la Suite numérique cible d'abord les 2,5 millions d'agents de l'Etat", rappelle la Dinum, les collectivités en bénéficiant plutôt par ricochet, selon deux modalités. Les communes de moins de 3.500 habitants peuvent ainsi utiliser la "Suite territoriale" portée par l'ANCT. Celle-ci décline certaines applications de la Suite (Grist, Fichiers) en ajoutant des briques cyber (messagerie, domaine…). Son modèle de diffusion repose sur les structures de mutualisation (intercommunalités, OPSN) et l’ANCT à la marge, là où il n’existe pas d’acteur local. Le mode opératoire avec les OPSN (conventionnement, partage des coûts) est en cours de finalisation avec 11 structures. Les collectivités plus importantes ont pour leur part la possibilité d'installer des "instances" de la Suite, à charge pour elles d'en assurer l'hébergement. Marseille, Strasbourg et Lyon ont par exemple déployé leurs propres instances Grist.

Les grandes collectivités se lancent

Les grandes collectivités sont par ailleurs de plus en plus nombreuses à quitter Microsoft pour se tourner vers des outils bureautiques libres. La ville de Lyon a opté en juin dernier pour Only Office (bureautique) et Nextcloud (partage de fichiers). Marseille a opté pour Only Office et la messagerie Bluemind. Depuis septembre, la région Île-de-France a abandonné Microsoft pour la messagerie et l'hébergement de données de ses quelque 550.000 lycéens. Le région Occitanie a également décidé de migrer progressivement vers des solutions libres. Le collectif France Numérique Libre se propose d'accompagner les collectivités souhaitant se lancer dans cette transition.