Portail Famille à Oullins : de la refonte du service Jeunesse au paiement dématérialisé (69)

Dans le cadre de la réforme territoriale, la ville d’Oullins (Rhône, 26.000 habitants, au sein de la métropole lyonnaise membre) a complètement réorganisé son service Jeunesse, réunissant les affaires scolaires, périscolaires et jeunesse en un seul pôle dit "Education Jeunesse". Parallèlement, depuis la rentrée 2014, un lieu unique appelé "Point accueil familles" répond aux questions concernant l’école, les activités périscolaires et extrascolaires.
Après la création de ce portail d’accueil physique, un groupe de travail est chargé en 2015 de concevoir un portail numérique équivalent. Une démarche qui s’inscrit dans le cadre plus global du "plan numérique local" regroupant plus de 70 actions, déployé par la ville depuis fin 2015. A ce titre Oullins est labellisée Ville Internet depuis 2013.

Priorité : simplification des formalités d’inscription et de paiement

Dans le cadre du plan numérique, des questionnaires papiers et en ligne ont été mis à disposition de la population. "Pendant plus de six mois, les familles ont pu faire part de leur souhaits, indique la directrice adjointe chargée des projets numériques, Myriam Rondey. Les réponses ont indiqué que les usagers attendait avant tout une simplification des formalités d’inscription et de règlement de factures."

S’inspirer des solutions numériques de communes similaires

Première étape du groupe de travail "portail Famille numérique" : une rencontre de la direction des systèmes d’information avec l’élu en charge de l’Education-Jeunesse et les responsables du pôle, pour faire un état des lieux et définir les axes d’améliorations. Ensuite, les représentants du pôle ont répertorié différentes expériences auprès de communes limitrophes ou de taille comparable. Ces solutions numériques ont servi de base à la demi-douzaine de réunions du groupe de travail, composé d’une dizaine de personnes, dont des personnels des crèches et des affaires scolaires. Avec à la clé, l’élaboration du cahier des charges qui a permis de développer les nouveaux logiciels.

D’abord la formation des agents, puis lancement des inscriptions en ligne

Au cours du deuxième trimestre 2015, les sept agents des affaires scolaires ont été formés au logiciel dédié au scolaire et périscolaire, et ce sur les bases de données réelles des familles. Le nouveau logiciel était ainsi opérationnel en interne à la rentrée 2015 pour traiter les demandes d’inscription des 1.400 familles d’Oullins ayant un enfant à l’école. Puis un test grandeur nature a été réalisé avec le lancement des inscriptions en ligne aux activités périscolaires puis du paiement en ligne de la cantine et progressivement des différentes prestations proposées par la ville.
En septembre 2015, la formation des personnels de crèche a commencé pour une mise en service en janvier 2016.

Le portail a été lancé officiellement en février 2016

Après une campagne d’information spécifique auprès des familles dont les enfants sont accueillis en crèche ou scolarisés dans une école, chaque famille a reçu un courrier mentionnant un code d’accès et un mot de passe.
Dès lors, elle peut procéder en ligne aux formalités depuis le site internet de la ville d’Oullins : inscrire ses enfants à la cantine, aux activités périscolaires ou extrascolaires, régler en ligne les factures y compris celle de la crèche, consulter et modifier les autorisations... Des services qui doivent s’étoffer au fur et à mesure de son déploiement. A la rentrée 2016, les familles pourront réaliser les inscriptions à la cantine.

Paiement par prélèvement associée à la dématérialisation

Trois mois après le lancement, fin mai 2016, 1980 familles et 2.873 enfants sont inscrits sur le portail famille. Les services considèrent que la prochaine rentrée scolaire sera le véritable test, en particulier avec l’option de paiement par prélèvement associée à la dématérialisation.
Les économies de papier et d’affranchissement pourront alors être mesurées. Au-delà, c’est en termes de simplification et de confort - tant pour les usagers que pour les services - que les gains les plus importants sont attendus.

Cécile Perrin pour la rubrique Expériences des sites www.mairieconseils.net et www.localtis.info